Menyetujui dan menandatangani
Persetujuan Saya
Menu Persetujuan Saya menggabungkan Form Submission dan Signature Request yang sedang menjadi giliran Anda, termasuk tugas dari delegasi aktif. Badge pada sidebar menunjukkan jumlah tugas yang dapat ditindak sekarang.
Antrean diurutkan dari waktu pengajuan paling lama. Gunakan pencarian dan filter jenis dokumen, pengaju, rentang waktu pengajuan, atau kepemilikan tugas. Filter dan posisi halaman disimpan pada alamat halaman sehingga tetap tersedia setelah refresh atau ketika kembali dari detail.
Setelah membuka dokumen dari antrean, gunakan Dokumen Sebelumnya dan Dokumen Berikutnya, atau Ctrl+Shift+←/→. Shortcut tidak berjalan ketika Anda sedang mengetik. Setelah keputusan berhasil, aplikasi otomatis membuka tugas berikutnya. Ketika antrean habis, aplikasi menampilkan jumlah keputusan yang diselesaikan pada sesi tersebut.
Dokumen delegasi menampilkan nama seluruh pemberi delegasi. Keputusan tetap harus dilakukan dari detail: alasan opsional saat menyetujui dan wajib saat menolak.
Bab ini adalah sisi seberang dari dua bab sebelumnya. Seseorang mengajukan sesuatu dan sekarang sampai ke Anda.
Menemukan yang jadi bagian Anda
Beranda adalah jalan terpendek. Dua kartu di bagian atas:
- Perlu Persetujuan Saya — dokumen formulir di tahap yang Anda ikuti
- Perlu Tanda Tangan Saya — permintaan tanda tangan yang menunggu tanda tangan Anda
Masing-masing menampilkan jumlah dan berapa lama yang tertua sudah menunggu. Memilih salah satunya membawa Anda ke daftar yang sudah dipersempit ke pekerjaan Anda. Antrean Kerja Saya di bawahnya menampilkan itemnya satu per satu, yang paling lama menunggu di atas.
Anda juga bisa menyaring daftar dokumen mana pun sendiri: dialog Filter punya sakelar To do — hanya dokumen yang menunggu tindakan saya — dan sakelar Dokumen Delegasi untuk pekerjaan yang Anda pegang atas nama orang lain.
Epruvo juga memberi tahu Anda. Lihat Profil dan notifikasi Anda.
Menyetujui dokumen formulir
Buka dokumennya. Di atas kotak keputusan tersaji gambaran utuhnya: informasi dokumen, field tambahannya, lampirannya, dan linimasa Alur Persetujuan yang menunjukkan siapa saja yang sudah bertindak dan apa katanya.
Dokumen terbuka pada kotak Keputusan Persetujuan dengan kolom Alasan, Setujui, dan Tolak
Kotak Keputusan Persetujuan hanya muncul kalau memang giliran Anda.
- Baca dokumennya, dan buka lampirannya kalau ada.
- Tulis Alasan kalau Anda mau. Wajib hanya saat menolak.
- Pilih Setujui atau Tolak.
Setujui memindahkan dokumen ke tahap berikutnya, atau menyelesaikannya kalau Anda tahap terakhir. Tolak mengakhiri alurnya dan mengembalikan dokumen ke pengajunya, dalam keadaan bisa disunting lagi.
Alasan penolakan wajib karena orang yang menerimanya harus tahu apa yang perlu diubah. Alasan itu muncul di linimasanya, di bawah nama Anda.
Alasan persetujuan bersifat opsional dan layak ditulis kalau persetujuan Anda bersyarat, atau kalau penyetuju berikutnya akan bertanya-tanya kenapa dokumen ini lolos.
Arti sebuah tahap bagi Anda
Tahap tempat Anda berada bisa salah satu dari dua jenis:
| AND | Semua orang di tahap itu harus menyetujui. Anda salah satunya. |
| OR | Cukup salah satu. Begitu satu orang menyetujui, yang lain selesai. |
Tahap OR ditandai (Salah satu — OR) di linimasa. Kalau sebuah dokumen hilang dari antrean Anda tanpa Anda bertindak, berarti rekan di tahap OR yang sama sudah mendahului. Itu mekanismenya bekerja, bukan rusak.
Penolakan tidak menunggu kesepakatan pada kedua jenis. Satu penolakan mengakhiri alurnya.
Menandatangani permintaan tanda tangan
Buka dari Permintaan Tanda Tangan atau dari Perlu Tanda Tangan Saya.
Permintaan tanda tangan terbuka untuk ditandatangani, dengan dokumen serta kontrol setujui dan tolak
Dokumen ditampilkan dengan area tanda tangan Anda pada tempatnya. Sesuaikan posisinya kalau perlu, lalu tandatangani. Epruvo meminta konfirmasi dulu — tanda tangan tidak dapat dibatalkan.
Tolak butuh alasan, sama seperti pada formulir. Permintaan tanda tangan yang ditolak tidak kembali; permintaan itu berakhir di situ, dan harus dibuat permintaan baru.
Pada mode Berurutan Anda baru bisa bertindak saat giliran Anda, dan tab Penandatangan menunjukkan giliran siapa saat ini. Pada Paralel Anda bisa menandatangani kapan saja.
Bertindak untuk orang lain
Kalau seorang rekan mendelegasikan persetujuannya ke Anda, pekerjaannya muncul di antrean Anda bersama pekerjaan Anda sendiri. Anda menyetujui dan menandatanganinya persis seperti milik Anda, dan linimasanya mencatat kedua nama — orang yang keputusannya menjadi haknya, dan Anda.
Sakelar Dokumen Delegasi di filter menampilkan hanya pekerjaan itu, yang membantu saat Anda sedang menggantikan seseorang dan ingin memisahkan keduanya. Lihat Delegasi.
Masalah yang sering muncul
| Dokumen terbuka tapi tidak ada kotak keputusan | Belum giliran Anda, atau tahapnya sudah selesai. Periksa linimasanya. |
| Dokumen hilang dari antrean sebelum Anda bertindak | Tahap OR — rekan di tahap yang sama sudah memutuskan. |
| Tolak ditolak | Kolom Alasan kosong. Alasan wajib untuk penolakan. |
| Anda ingin mengubah keputusan | Tidak bisa. Keputusan memang dirancang final; minta pengaju memperbaiki lalu mengajukan ulang. |
| Permintaan tanda tangan tidak bisa ditandatangani | Mode Berurutan dan belum giliran Anda. Tab Penandatangan menunjukkan giliran siapa. |
| Antrean Anda kosong padahal rekan bilang sudah mengirim | Pastikan dia benar-benar mengajukannya — dokumen yang berhenti di DRAFT belum ke mana-mana. |