Peran dan izin

Pengaturan → Peran. Butuh peran dengan izin peran.

Sebuah peran adalah sekumpulan izin yang diberi nama. Setiap anggota memiliki paling banyak satu peran di tiap perusahaan. Peran itu hanya berlaku di perusahaan aktif; peran bernama Manager di perusahaan lain tidak memberi akses apa pun di perusahaan ini.

Pemilik perusahaan selalu memperoleh seluruh izin aktif dan boleh tidak memiliki peran. Peran awal Administrator diberi seluruh izin ketika perusahaan dibuat, tetapi setelah itu merupakan peran biasa: dapat diubah, dinonaktifkan, atau dihapus bila tidak sedang dipakai.

Membuat peran

1. Pilih Tambah.
2. Isi Nama Peranan — singkatannya, misalnya manager.
3. Isi Deskripsi — yang dibaca orang, misalnya Manager Keuangan.
4. Centang izin yang harus dipegang peran ini. Minimal satu.
5. Pilih Simpan.

Izin dikelompokkan menurut area yang diaturnya. Pilih Semua dan Batalkan Semua bekerja pada kelompok yang sedang Anda buka, dan angka di sebelah tiap kelompok memberi tahu berapa yang tercentang tanpa perlu membukanya.

Status Aktif mematikan sebuah peran tanpa menghapusnya. Pengguna tetap memegang peran itu tapi berhenti mendapatkan haknya.

Apa yang dibuka tiap izin

Sebagian besar area mengikuti pola yang sama: lihat, buat, ubah, hapus.

Area	Mengatur
Peran	Pengaturan → Peran
Pengguna	Pengaturan → Pengguna
Profil	Menyunting Profil sendiri; melihat profil dan mengganti kata sandi selalu tersedia setelah login
Pengaturan	Pengaturan → Sistem
Departemen	Data Master → Departemen
Custom Field	Data Master → Bidang Tambahan
Form Request	Data Master → Templat Formulir
Signature Template	Templat tanda tangan
Template Document Submission	Data Master → Templat Permintaan Tanda Tangan

Ada beberapa yang tidak mengikuti pola itu dan sebaiknya Anda pahami sebelum membagikannya:

Izin	Efeknya
View All Form Submissions	Membuka seluruh submission perusahaan. Tanpa izin ini pengguna hanya melihat submission miliknya dan yang sedang menjadi tugasnya.
Force Delete Document	Mengizinkan Void pada dokumen yang sudah disetujui. Izin yang kuat; pekerjaan yang sudah disetujui semestinya tetap begitu.
View/Create/Update/Delete Signature	Mengatur akses fitur dan aksi administratif Permintaan Tanda Tangan. Izin View biasa tetap membatasi daftar ke dokumen milik atau tugas pengguna.
View All Signature Requests	Membuka seluruh permintaan tanda tangan perusahaan.
Force Delete Signature Requests	Mengizinkan penghapusan permintaan tanda tangan yang bukan draft; terpisah dari Force Delete pada Forms.
View Submitted Documents	Membuka Dokumen Diajukan.
View Log	Membuka Dokumen Dihapus.
View Dashboard Statistics	Menambahkan bagian Statistik Organisasi di Beranda. Tanpa izin ini, pengguna tetap melihat pekerjaannya sendiri — lihat Ruang kerja Anda.
Manage Delegated User	Membuka dan mengizinkan pengelolaan delegasi — lihat Delegasi.
Resend User Activation	Mengizinkan Kirim Ulang pada pengguna yang belum pernah mengaktifkan akunnya.

Cara menu benar-benar muncul

Sebuah menu muncul kalau peran itu memegang salah satu izin dari area tersebut, bukan semuanya.

Itu ada akibatnya. Peran yang hanya diberi "buat form request" supaya orangnya bisa mengajukan dokumen juga akan melihat Data Master → Templat Formulir di sidebar, karena "buat" adalah salah satu izin form request. Mereka tidak akan bisa menyimpan perubahan di sana — tombol yang butuh izin ubah atau hapus tetap tidak aktif — tapi menunya terlihat.

Kalau Anda ingin sebuah peran benar-benar tidak melihat suatu menu, jangan beri peran itu satu pun izin dari area tersebut.

Menyunting dan menghapus

Edit Peran mengubah nama, deskripsi, izin, dan status aktif. Menonaktifkan peran langsung menghentikan seluruh kontribusi izinnya. Jika Anda mengubah peran sendiri, menu dan tombol dimuat ulang setelah penyimpanan berhasil.

Hapus ditolak bila peran masih dipakai anggota atau membatasi Form Request. Pesan penolakan menampilkan jumlah referensinya. Pindahkan anggota dan ubah Form Request tersebut terlebih dahulu; peran yang bebas referensi dapat dihapus.

Susunan awal yang bisa dipakai

Namanya terserah Anda; yang penting bentuknya.

Peran	Memegang
Staff	Buat pengajuan, ubah profil, dan izin Signature CRUD yang memang diperlukan. Tanpa View All Form Submissions, submission otomatis terbatas ke milik/tugasnya.
Penyetuju	Pekerjaan approval tetap muncul di Persetujuan Saya tanpa permission administratif; penugasan workflow menentukan apakah ia dapat bertindak.
Administrator	Departemen, pengguna, peran, custom field, templat formulir, pengaturan, dokumen diajukan, log, dan statistik dashboard

Mulai dari sempit lalu tambah. Melonggarkan peran nanti adalah perubahan dua menit; menemukan bahwa selama ini semua orang bisa melihat segalanya, tidak.

Masalah yang sering muncul

Pengguna melihat menu yang seharusnya tidak	Satu izin saja di area itu sudah cukup. Cabut seluruh area dari perannya.
Pengguna melihat menu tapi tidak bisa menyimpan	Wajar — dia punya lihat atau buat, tapi tidak ubah.
Tidak ada yang bisa membuka statistik di Beranda	Izin dashboard terpisah dari yang lain. Tambahkan View Dashboard Statistics.
Peran tidak bisa disimpan	Minimal satu izin harus tercentang.
Peran tidak bisa dihapus	Peran masih dipakai anggota atau Form Request. Ikuti jumlah referensi pada pesan penolakan.
Ada yang bisa mem-void dokumen yang sudah disetujui	Dia memegang Force Delete Document. Cabut kalau itu tidak disengaja.