Templat formulir

Data Master → Templat Formulir.

Sebuah templat formulir adalah satu jenis permintaan yang ditangani perusahaan Anda — pengajuan cuti, klaim biaya, permintaan aset. Templat itu menentukan apa yang ditanyakan formulir, bagaimana dokumennya dinomori, dan siapa yang harus menyetujuinya.

Menerbitkan sebuah templat membuatnya muncul di bawah Formulir pada sidebar semua orang, untuk role yang Anda izinkan. Saat itulah templat berubah jadi pekerjaan nyata bagi orang lain, jadi sebaiknya langkah persetujuannya sudah benar sebelum Anda mengaktifkannya.

INFO

Menu ini bisa terlihat oleh orang yang tidak bisa menyunting apa pun di dalamnya. Kemunculan menu mengikuti satu izin form request mana pun, dan "buat form request" — yang dibutuhkan pengaju biasa — termasuk salah satunya. Lihat Peran dan izin.

Templat disunting lewat empat tab. Tiap tab disimpan sendiri-sendiri, jadi Anda bisa membangunnya bertahap.

Informasi Dasar

Kolom	Fungsinya
Nama Form	Yang muncul di sidebar dan di setiap dokumen dari formulir ini
Deskripsi	Untuk apa formulir ini
Role yang Diizinkan	Role mana yang boleh mengajukannya. Kosongkan untuk semua role.
Ikon Form	Ikon di sebelahnya pada sidebar. Minimal 128×128 px.
Kunci Departemen	Mengunci departemen ke departemen si pengaju, tanpa pilihan
Lampiran Wajib	Menolak pengajuan tanpa berkas terlampir
Status Aktif	Apakah formulir ini hidup

Role yang Diizinkan adalah gerbang pengajuan, bukan gerbang untuk melihat templatnya.

Kunci Departemen lebih penting daripada tampaknya. Departemen pada sebuah dokumen adalah yang dibaca grup posisi penyetuju, jadi membiarkannya terbuka berarti membiarkan pengaju memilih departemen — dan dengan begitu memilih penyetujunya. Kunci saja, kecuali orang memang biasa mengajukan atas nama departemen lain.

Status Aktif yang mati membuat semua dokumen lama tetap terbaca tapi mencabut formulirnya dari sidebar dan menolak pengajuan baru. Begitulah cara memensiunkan formulir tanpa menghapus riwayatnya.

Pilih Simpan & Lanjutkan untuk lanjut.

Penomoran

Dokumen mendapat nomornya otomatis saat diajukan. Tab ini menentukan bentuknya.

Kolom	Fungsinya
Prefix	Teks sebelum nomor, misalnya DOC/
Suffix	Teks sesudahnya, misalnya /HR
Nomor Awal	Dari mana pencacahnya mulai
Nomor Berikutnya	Yang akan didapat dokumen berikutnya. Bisa disunting, jadi Anda bisa melanjutkan deret yang sudah berjalan.
Panjang Nomor	Pengisian nol di depan — panjang 5 menghasilkan 00001
Reset Penomoran	Berkelanjutan tidak pernah reset, Bulanan mulai ulang tiap bulan, Tahunan mulai ulang tiap tahun

Prefix dan Suffix menerima parameter yang diisi saat nomor diterbitkan. Tombol di bawah tiap kolom menyisipkannya:

Parameter	Menjadi
{year2}	Tahun dua digit
{year4}	Tahun empat digit
{month}	Bulan dalam angka
{month_name}	Nama bulan
{department}	Kode departemen dokumennya — lihat Organisasi dan departemen

Jadi CUTI/{department}/{month}/{year4}/ dengan Panjang Nomor 4 dan reset bulanan menghasilkan CUTI/HR/08/2026/0001.

Pasangkan parameter dengan resetnya. Reset bulanan tanpa {month} di dalam nomor membuat 0001 bulan lalu dan 0001 bulan ini tidak bisa dibedakan.

Pilih Simpan Penomoran.

Bidang

Dua panel: Field Tersedia di kiri, Field di Form Ini di kanan. Tarik ke kanan untuk menambahkan, tarik di dalam panel kanan untuk menyusun ulang. Urutan itulah urutan pengisiannya.

Tiap field terpilih punya sakelarnya sendiri:

Sakelar	Efeknya
Wajib diisi	Pengajuan ditolak tanpa isian ini. Draft tetap bisa disimpan.
Tampil di List	Field itu menjadi kolom di daftar dokumen formulir ini
Izinkan Akhir Pekan	Khusus field tanggal. Kalau mati, Sabtu dan Minggu tidak bisa dipilih.
Presisi Desimal	Berapa angka di belakang koma yang disimpan untuk jawaban angka

Tampil di List adalah cara penyetuju memindai daftar tanpa membuka tiap dokumen. Dua atau tiga field yang benar-benar membedakan itu membantu; sepuluh membuat daftarnya tidak terbaca.

Field-nya sendiri berasal dari Bidang tambahan. Kalau yang Anda butuhkan belum ada, definisikan dulu di sana.

Langkah Persetujuan

Inilah yang mengubah sebuah formulir menjadi alur kerja.

Langkah berjalan berurutan. Dokumen sampai ke langkah 2 hanya setelah langkah 1 selesai. Pakai panah untuk menyusun ulang dan ikon tempat sampah untuk menghapus.

AND atau OR

Tiap langkah punya sakelar:

• AND — semua penerima tugas di langkah itu harus menyetujui
• OR — cukup salah satu, dan sisanya tidak perlu bertindak lagi

Pakai AND kalau dua orang memang sama-sama bertanggung jawab. Pakai OR untuk sekumpulan orang yang siapa pun di antaranya bisa memutuskan — itulah yang menjaga dokumen tetap bergerak saat salah satunya berhalangan.

Siapa yang menyetujui

Tambahkan penerima tugas lewat pemilihnya. Ada dua jenis:

User — orang tertentu. Selalu orang itu, siapa pun pengajunya.

Grup — posisi relatif terhadap pengaju, ditentukan per dokumen:

Grup	Mengarah ke
Atasan 1	Kepala satu tingkat di atas departemen pengaju
Atasan 2	Dua tingkat di atas
Atasan 3	Tiga tingkat di atas
Kepala Departemen	Kepala departemen paling atas di cabang itu

Grup inilah yang membuat satu templat bisa melayani seluruh perusahaan. Permintaan dari Payroll menuju manajer Payroll dan permintaan yang sama dari Logistik menuju manajer Logistik. User bernama dipakai untuk langkah yang memang selalu orang yang sama — misalnya seorang petugas kepatuhan.

Langkah tanpa penerima tugas tidak bisa disimpan; Epruvo menyebutkan langkah mana yang masih kosong.

Pratinjau penyetuju

Preview Approver menghitung setiap grup terhadap pohon departemen saat ini dan menampilkan siapa yang benar-benar akan diminta, per langkah.

▣

Dialog Preview Approver yang menampilkan pengguna hasil resolusi untuk tiap langkah

Jalankan sebelum mengaktifkan formulirnya. Langkah yang menampilkan "Belum ada user" berarti pohon organisasi tidak bisa memenuhi posisi itu — biasanya departemen tanpa induk, atau induk yang belum punya kepala. Dokumen yang sampai ke langkah itu akan mandek tanpa ada yang bisa bertindak. Perbaiki di Organisasi dan departemen, bukan di sini.

Pilih Simpan Langkah.

Menyalin templat

Salin pada sebuah baris menggandakan semuanya — informasi dasar, penomoran, field, dan langkah — dengan nama baru. Lebih cepat daripada membangun ulang formulir yang hampir sama, dan lebih aman daripada menyunting formulir yang sedang dipakai.

Salinannya lahir dalam keadaan nonaktif. Sesuaikan, jalankan Preview Approver, lalu aktifkan.

Masalah yang sering muncul

Formulirnya tidak ada di sidebar siapa pun	Status Aktif mati, atau Role yang Diizinkan tidak mencakup mereka.
Langkah tidak bisa disimpan	Ada langkah tanpa penerima tugas. Epruvo menyebutkan yang mana.
Preview Approver menampilkan "Belum ada user"	Pohon departemen tidak bisa memenuhi posisi itu untuk suatu cabang.
Dokumen mandek di satu langkah	Penyebabnya sama, hanya ketahuan belakangan. Jalankan pratinjau, lalu perbaiki pohonnya.
Nomor berulang antar bulan	Reset bulanan tanpa {month} di prefix atau suffix.
Pengaju memilih departemen yang keliru	Aktifkan Kunci Departemen.
Field yang dibutuhkan tidak ada di Field Tersedia	Definisikan dulu di Bidang tambahan.