Organisasi dan departemen

Data Master → Departemen. Butuh peran dengan izin departemen.

Pohon departemen bukan hiasan. Pohon inilah yang dibaca Epruvo saat sebuah formulir berkata "kirim ini ke atasan pengajunya" — jadi bentuk yang Anda susun di sini menentukan ke mana dokumen benar-benar pergi.

Kenapa bentuknya penting

Templat formulir bisa menyebut penyetujunya langsung, atau menyebut posisi relatif terhadap pengaju dokumen. Posisi-posisi itu adalah:

Grup	Mengarah ke
Atasan 1	Kepala departemen induk, satu tingkat di atas
Atasan 2	Dua tingkat di atas
Atasan 3	Tiga tingkat di atas
Kepala Departemen	Kepala departemen paling atas di cabang itu

Dengan cara ini, satu templat formulir melayani seluruh perusahaan: permintaan dari Payroll menuju manajer Payroll, permintaan yang sama dari Logistik menuju manajer Logistik, dan tidak ada yang perlu templatnya sendiri.

Konsekuensinya, departemen tanpa induk tidak punya Atasan 1 untuk dicari, dan tahap yang menunjuk ke sana tidak akan menemukan siapa pun. Penyusun templat bisa memeriksanya sebelum menerbitkan — lihat Templat formulir.

Menambah departemen

1. Buka Data Master → Departemen.
2. Pilih Tambah Departemen untuk departemen tingkat atas, atau Tambah Sub-Departemen pada sebuah baris untuk menaruhnya di bawah baris itu.
3. Isi Kode dan Nama Departemen. Keduanya wajib.
4. Pilih Departemen Induk kalau Anda tidak memulainya dari baris yang sudah ada.
5. Tambahkan deskripsi kalau itu membantu orang berikutnya.
6. Pilih Simpan.

Kode adalah singkatannya — IT, HR, FIN. Kode muncul di penomoran dokumen saat templat memakai parameter departemen, jadi buat pendek dan jangan sering diubah. Mengganti nama departemen aman; mengganti kodenya mengubah cara nomor dokumen berikutnya terbaca.

Melihat isinya

Lihat Detail pada sebuah baris membuka departemen itu, termasuk Pengguna Terdaftar — semua orang yang saat ini ditugaskan di sana. Daftar itu cara tercepat menjawab "siapa yang sebenarnya akan menerima ini" sebelum Anda mengandalkan sebuah departemen di templat formulir.

Pengguna ditugaskan lewat Pengaturan → Pengguna, bukan dari sini. Lihat Pengguna.

Menyunting dan menghapus

Edit mengubah kolom apa pun, termasuk induknya — dan itu ikut memindahkan seluruh sub-departemen di bawahnya. Dokumen yang sudah diajukan tetap membawa departemen saat pengajuan; perubahan ini memengaruhi yang akan terjadi, bukan yang sudah terjadi.

Hapus meminta konfirmasi dan tidak bisa dibatalkan. Pindahkan orang-orangnya lebih dulu: pengguna yang masih menunjuk ke departemen yang sudah tidak ada tidak punya atasan untuk dicari Epruvo, dan pengajuannya akan mandek di tahap pertama yang membutuhkannya.

Masalah yang sering muncul

Menunya tidak ada di sidebar	Peran Anda tidak punya izin departemen.
Dokumen mandek di tahap pertama	Tahap itu meminta posisi — Atasan 1 dan sejenisnya — yang tidak bisa dipenuhi cabang si pengaju. Beri induk pada departemennya, atau pastikan induknya punya kepala.
Nomor dokumen menampilkan departemen yang keliru	Penomoran templat memakai parameter departemen, yang membaca Kode. Perbaiki kodenya di sini. Lihat Templat formulir.
Penghapusan ditolak	Masih ada yang bergantung padanya. Pindahkan dulu penggunanya dan sub-departemennya.