Akses eksternal dan verifikasi
Tidak semua yang dibutuhkan Epruvo dari seseorang mengharuskan orang itu punya akun. Tiga halaman bekerja tanpa perlu masuk.
Memutuskan dokumen lewat tautan email
Seorang penyetuju bisa dikirimi tautan yang langsung membuka dokumennya, tanpa kata sandi dan tanpa sesi.
Halamannya menampilkan hal yang sama dengan aplikasi: informasi dokumen, field tambahannya, lampirannya, linimasa Alur Persetujuan, dan Riwayat Dokumen. Kalau keputusannya memang haknya, kotak Keputusan Persetujuan juga ada di sana, lengkap dengan Setujui, Tolak, dan kolom Alasan — wajib saat menolak, persis seperti di dalam Epruvo.
Dokumen yang dibuka dari tautan email, menampilkan detailnya dan kotak keputusan persetujuan
Keputusan yang dibuat di sini adalah keputusan sungguhan. Keputusan itu mendarat di linimasa dengan nama penyetujunya dan menggerakkan dokumennya.
Tautannya terikat pada satu dokumen dan satu penerima, dan berhenti berfungsi setelah masa berlakunya habis. Masa berlaku itu diatur lewat Masa Berlaku Token di Pengaturan perusahaan.
Menandatangani tanpa akun
Kalau sebuah permintaan tanda tangan memuat penandatangan eksternal — orang tanpa akun Epruvo — Epruvo mengirimi orang itu tautan lewat email.
- Dia membuka tautan dari emailnya.
- Dokumennya muncul dengan area tanda tangannya sudah ditandai.
- Dia menandatangani, atau menolak dengan alasan.
Halaman penandatanganan publik yang menampilkan PDF dan area tanda tangan untuk penandatangan eksternal
Tidak ada yang dibuatkan untuknya: tidak ada akun, tidak ada kata sandi, tidak ada akses ke apa pun yang lain di perusahaan Anda. Dia melihat satu dokumen itu saja.
Tanda tangannya bernilai sama dengan tanda tangan internal. Tanda tangan itu muncul di PDF akhir dan di tab Riwayat permintaannya. Pada mode Berurutan, gilirannya datang sesuai urutan daftar seperti orang lain.
Menambahkan rekan kerja yang punya akun sebagai penandatangan eksternal adalah kekeliruan yang sebaiknya dihindari — Epruvo memperingatkan Anda saat mengenali alamatnya. Lihat Permintaan tanda tangan.
Memverifikasi dokumen
PDF bertanda tangan bisa membawa QR code. Memindainya membuka halaman publik yang memastikan dokumen itu asli.
Halaman verifikasi publik yang menampilkan Dokumen terverifikasi, detail dokumen, dan PDF-nya
Halamannya menyatakan Dokumen terverifikasi, menyebutkan apakah itu Permintaan Tanda Tangan atau Pengajuan Form, dan menampilkan dokumennya beserta nomor, judul, status, dan tanggalnya. PDF-nya bisa dibaca langsung di halaman itu, lengkap dengan kontrol perbesaran, sehingga orang yang memegang cetakannya bisa membandingkan keduanya.
Apakah halaman itu juga menampilkan Riwayat dokumennya — siapa bertindak dan kapan — adalah pilihan tingkat perusahaan. Lihat Pengaturan perusahaan.
Inilah halaman yang dipakai mitra Anda. Halaman ini tidak butuh akun dan tidak butuh izin, dan alamat yang tercetak di dalam QR bersifat permanen: PDF yang ditandatangani hari ini tetap bisa diverifikasi bertahun-tahun kemudian.
| Yang tertulis | Artinya |
|---|---|
| Dokumen terverifikasi | Epruvo menyimpan dokumen ini dan isinya sesuai |
| "Dokumen tidak ditemukan atau belum selesai diproses" | Alamatnya keliru, atau dokumennya belum selesai |
| "Jenis dokumen pada tautan tidak dikenali" | Alamatnya rusak — biasanya QR yang salah terbaca |
| "Berkas dokumen tidak dapat ditampilkan" | Catatannya asli tapi berkasnya gagal dimuat. Coba lagi sebentar kemudian. |
Masalah yang sering muncul
| "Tautan ini sudah tidak berlaku" | Masa berlakunya habis, atau tautannya sudah dipakai. Minta yang baru; Masa Berlaku Token yang mengaturnya. |
| Emailnya tidak pernah datang | Periksa alamat penandatangan atau penyetujunya, lalu kirim ulang. Pengaturan email perusahaan juga bisa jadi penyebabnya — lihat Pengaturan perusahaan. |
| Penandatangan eksternal ingin melihat dokumen lain | Tidak bisa, dan itu memang disengaja. Beri dia akun lewat Pengaturan → Pengguna kalau dia memang butuh lebih. |
| Hasil pindai QR menampilkan lebih sedikit dari yang diharapkan | Tampilkan Riwayat Log sedang mati untuk perusahaan Anda. |
| Ada yang meneruskan tautannya ke rekan lain | Tautannya tetap berfungsi — tautan itu adalah kredensialnya. Perlakukan email semacam ini sebagai rahasia, dan buat masa berlakunya pendek. |